Jak producent mebli na wymiar skrócił czas wyceny z 3 dni do 20 minut dzięki Comarch ERP Optima?

W branży mebli na wymiar oraz kontraktowych (wyposażenie biur, hoteli, salonów sprzedaży) szybkość i precyzja wyceny to często być albo nie być dla wygranego przetargu. Klient oczekuje oferty „na wczoraj”, tymczasem technologowie toną w setkach wymiarów formatek, zmiennych dekorach płyt, cenach okuć i kalkulacjach odpadu.

W tym studium przypadku przedstawiamy historię polskiego producenta mebli na zamówienie zatrudniającego 45 pracowników. Zobacz, jak wdrożenie modułu produkcyjnego Comarch ERP Optima wraz z dedykowanym kalkulatorem ofert pozwoliło skrócić czas przygotowania kompletnej oferty technologiczno-cenowej z 3 dni roboczych do zaledwie 20 minut.

Profil klienta i specyfika produkcji

• Branża: Produkcja mebli skrzyniowych na wymiar (zabudowy komercyjne, hotele, meble biurowe).
• Wielkość firmy: 45 pracowników (w tym 3 technologów, 5 handlowców, 25 pracowników produkcyjnych na hali).
• Park maszynowy: Piły panelowe ze sterowaniem numerycznym, automatyczne okleiniarki wąskich płaszczyzn, centra obróbcze CNC.
• Charakter produkcji: Produkcja na zamówienie (MTO – Make To Order) o wysokim stopniu wariantowości. Prawie każde zlecenie wymagało indywidualnych wymiarów, specyficznych okuć (systemy Blum, Hettich) oraz nietypowych laminatów.

Główne wyzwania przed wdrożeniem

Przed rozpoczęciem projektu firma borykała się z problemami typowymi dla rosnących zakładów stolarskich i meblarskich:

1. Paraliż w dziale technologicznym (wąskie gardło):
   Handlowcy po spotkaniu z inwestorem przekazywali szkice i pliki CAD technologom. Każda szafka, biurko czy lada recepcyjna musiała zostać ręcznie „rozbita” na formatki, metry bieżące obrzeża i okucia w rozbudowanym arkuszu Excel. Czas oczekiwania na wycenę wynosił od 48 do 72 godzin.
2. Uciekające marże przez nieaktualne ceny surowców:
   Ceny płyt wiórowych, MDF oraz okuć meblowych w ostatnich latach zmieniały się dynamicznie. Wyceny w arkuszach często bazowały na starych cenach z cenników PDF, co powodowało, że realizacja skomplikowanych projektów okazywała się nierentowna.
3. Pomyłki przy zamawianiu komponentów:
   Ręczne przepisywanie zapotrzebowania z Excela do zamówień dostawców generowało pomyłki w dekorach płyt (np. różnice w odcieniach bieli) lub grubościach obrzeży. Przestoje na montażu końcowym z powodu brakujących zawiasów były na porządku dziennym.
4. Brak powiązania wyceny z realizacją na hali:
   Nawet jeśli wycena została zaakceptowana, na halę trafiały papierowe karty technologiczne, a magazyn nie wiedział, ile surowca faktycznie pobrano do zlecenia.

Wdrożone rozwiązanie

Zespół ProdukcjaOptima.pl zaprojektował zintegrowany ekosystem łączący proces sprzedaży, magazyn i halę produkcyjną w jeden spójny ciąg operacyjny.

[ Zapytanie ofertowe ] 
         │
         ▼
[ Dedykowany Kalkulator Mebli ] ── (Pobiera ceny płyt i okuć wprost z Optimy)
         │
         ▼
[ Automatyczna Receptura BOM + Oferta PDF ] ── (Gotowa w 20 minut)
         │ (Klient akceptuje)
         ▼
[ Zlecenie Produkcyjne (ZP) w Optimie ] ──> [ Rezerwacja płyt i okuć w magazynie ]

1. Standaryzacja receptur bazowych (BOM) w Comarch Optima

Wprowadziliśmy parametryczne receptury technologiczne dla typowych brył meblowych (szafy, biurka, kontenery, regały). Zamiast tworzyć tysiące osobnych technologii, Optima korzysta z parametrów:
* Wysokość, szerokość, głębokość korpusu,
* Rodzaj płyty (grubość 18 mm, 28 mm, 36 mm pogrubiana),
* Typ i kolor obrzeża (ABS 1 mm, 2 mm),
* Zestaw okuć (zawiasy z cichym domykiem, prowadnice z dociągiem).

2. Dedykowany kalkulator wyceny zintegrowany z bazą ERP

Dla działu handlowego stworzyliśmy intuicyjny kalkulator ofertowy działający bezpośrednio na bazie Comarch ERP Optima:
* Aktualne ceny magazynowe: Handlowiec wybiera płytę z kartoteki Optimy – system automatycznie podstawia aktualną cenę zakupu lub średnią cenę magazynową (FIFO).
* Automatyczny rozkrój i narzut na odpad: Kalkulator automatycznie wylicza zapotrzebowanie na metry kwadratowe płyty z uwzględnieniem bezpiecznego współczynnika odpadu (np. 12-18% w zależności od formatu płyty).
* Koszty pracy maszyn i montażu: Algorytm dolicza czas cięcia na pile panelowej, oklejania krawędzi oraz roboczogodziny montażystów według zdefiniowanych stawek gniazd roboczych.
* Jedno kliknięcie do oferty: Po zatwierdzeniu konfiguracji system generuje profesjonalną ofertę PDF dla klienta z podziałem na pozycje i marżę handlową.

3. Automatyczna rezerwacja surowców i start produkcji

Gdy klient akceptuje ofertę:
* System jednym kliknięciem generuje dokument RO (Rezerwacja Odbiorcy) oraz ZP (Zlecenie Produkcyjne).
* Magazyn natychmiast widzi rezerwację na płyty i okucia. Jeśli zapas jest niewystarczający, kierownik zaopatrzenia otrzymuje gotowe zapotrzebowanie do zamówienia u dostawcy (np. Egger, Kronospan).
* Do hali trafiają zlecenia z jednoznacznym przypisaniem materiałów, eliminując ryzyko użycia niewłaściwej partii.

Wymierne rezultaty wdrożenia

Głos z firmy klienta

„Przed wdrożeniem nasi handlowcy musieli prosić technologów o każdą drobną kalkulację, przez co traciliśmy klientów, którzy nie chcieli czekać 3 dni na ofertę szafki czy lady recepcyjnej. Teraz handlowiec konfiguruje mebel przy kliencie i wysyła ofertę w 20 minut. Co najważniejsze: ceny są zawsze aktualne, a marża bezpieczna. Produkcja mebli wreszcie przestała być chaosem, a stała się uporządkowanym procesem produkcyjnym.”
— Właściciel i Dyrektor Zarządzający zakładu

Podsumowanie: Zyskaj przewagę w produkcji mebli na wymiar

Współczesna produkcja mebli kontraktowych i na zamówienie nie musi oznaczać setek rozproszonych plików Excela i niekończących się telefonów między biurem a halą produkcyjną. Moduł produkcyjny w Comarch ERP Optima w połączeniu z dedykowanymi narzędziami wyceny tworzy bezpieczny ekosystem, który chroni marżę i przyspiesza sprzedaż.

Produkujesz meble na wymiar lub stolarkę i chcesz skrócić czas ofertowania swoich wyrobów?
Skontaktuj się z zespołem ProdukcjaOptima.pl – przeanalizujemy Twoje procesy i pokażemy, jak zautomatyzować wyceny i produkcję w Comarch Optima.